7 dicas para uma reunião produtiva
Reuniões são muito comuns no ambiente de trabalho. Contudo,
nem sempre alcançam o objetivo final e, por vezes, excedem o horário. Para
auxiliar a otimizar tempo e garantir o resultado final, o Nube listou algumas
dicas importantes. Descubra tudo sobre o assunto.
Apesar de ser um ótima ferramenta para alinhar os projetos e deixar a equipe
antenada sobre o desempenho do trabalho, esse encontros precisam ser geridos
com cuidado. De acordo com o CEO da Agência ISSO É.com, Alex Villaverde, alguns
passos são importantes para realizar uma conferência eficiente e produtiva.
1 - Analise a necessidade: em muitos casos, e-mails ou relatórios geralmente
são suficientes para atualizar as informações para seu grupo.
2 - Planejamento da reunião: defina o objetivo e divida os assuntos em
tópicos. Depois, estime o tempo (em minutos) para cada tema. Atenção: não
demore mais de 1h.
3 – Convocação: crie uma agenda com os principais dados do participante e
convoque os interessados com papel fundamental. Envie a pauta para todos,
destacando o foco principal e aponte o horário de início e término. Um
dia antes, envie lembrete ou ligue para confirmar.
4 - Estrutura e Abordagem: elabore uma estrutura para sua reunião. Se
você expuser qual resultado está buscando, isso despertará nos participantes
mais interesse e tornará o encontro mais eficaz.
5 - Assuma a Reunião: tenha boa liderança, mantenha-se firme ao assunto, pois
essa é a chave para manter o roteiro. Não esqueça do período para cada tópico e
nem deixe assuntos pessoais entrarem nas discussões. Deixe um relógio a mostra
e controle o tempo.
6 - Feedback dos participantes: todos devem ser
ouvidos, é responsabilidade do gestor da reunião fazer essa condução ser
efetiva. Logo, evite impor sua opinião constantemente, ouça, pondere e pense
bem. Evite a tentação de descartar ideias imediatamente – mesmo quando elas
parecem ser absurdas. O objetivo deve ser debater ideias.
7 - Plano de Ação: distribua as tarefas da reunião e analise os objetivos.
Destaque as próximas ações e os envolvidos.
Dica: Se no final, o grupo não obtiver nenhuma ação, a reunião foi totalmente
improdutiva.
“Aborde os temas com seriedade, tenha respeito pelos participantes e mantenha o
foco. Dessa forma, certamente, será um sucesso”, finaliza Rafaela Gonçalves,
analista de treinamento do Nube.
Agora é com você. Coloque as dicas em prática e boa sorte!
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